Σίγουρα, εάν όχι όλοι, οι περισσότεροι άνθρωποι και κυρίως οι εργαζόμενοι, όταν συμμετέχουν σε ένα meeting και πόσο μάλλον επαγγελματικό, δυσανασχετούν, κουράζονται, αδιαφορούν, ασχολούνται με το κινητό τους, ζωγραφίζουν στο μπλοκ σημειώσεων που έχουν μπροστά τους ή ονειρεύονται, «ταξιδεύουν» με το μυαλό τους κάπου αλλού, σε ένα μέρος που θα ήθελαν να είναι τη στιγμή του meeting. Ίσως να το έχεις κάνει και εσύ!
Το κάθε επάγγελμα έχει τις δικές του απαιτήσεις, ανάγκες και πάνω σε αυτές, οι ομάδες διαμορφώνουν και καθορίζουν τα επαγγελματικά τους meeting που γίνονται κατά τη διάρκεια όλης της χρονιάς. Είναι απολύτως κατανοητό ότι οι επαγγελματικές συσκέψεις είναι πιο δυνατές, δυναμικές και αποτελεσματικές όταν συνενώνεται η γνώση όλης της ομάδας, καθώς δημιουργείται ή μπορεί να δημιουργηθεί μια νέα γνώση ή να επέλθει ακόμη και μία λύση σε κάποιο πρόβλημα.
Από τη μία, μέσω αυτών των συσκέψεων δημιουργείται:
- Ανταλλαγή σκέψεων, ιδεών και προτάσεων
- Καλύτερη κατανόηση των προβλημάτων που ήδη υπάρχουν ή που μπορεί να προκύψουν
- Πλάνο επίλυσης αυτών
- Επιλογή καλύτερων δράσεων και επίτευξη βιώσιμων αποτελεσμάτων
Οι επαγγελματικές συσκέψεις ενέχουν και κάποιους κινδύνους. Ένας από αυτούς είναι η λεγόμενη «συναινετική ομαδική σκέψη», όπου μόνο μία έως δύο φωνές-άτομα- λαμβάνονται υπόψη και στο τέλος της συζήτησης προκύπτει συναίνεση, παρόλο που τα περισσότερα άτομα που έχουν συμμετάσχει στο meeting δεν έχουν συνεισφέρει στη συζήτηση ούτε έχουν πει τη γνώμη τους, απλά στο τέλος κάνουν ένα καταφατικό νεύμα, χωρίς κάτι άλλο.
Και αυτό γιατί; Γιατί συνήθως, τα περισσότερα meeting θα είναι είτε πολύωρα και χρονοβόρα είτε θα αναλύονται θέματα με ‘‘βαρύ’’ περιεχόμενο και θα κουράζει τους εργαζόμενους-συμμετέχοντες. Αυτό όμως, έχει ως αποτέλεσμα:
- Η ψυχολογία των συμμετεχόντων να καταβάλλεται
- Οι δράσεις, ακόμη και δυσλειτουργικές ή παράλογες, να βασίζονται σε λιγότερη πληροφόρηση
- Να χάνεται πολύτιμος χρόνος
- Να μην λύνονται τα προβλήματα και να δημιουργούνται νέα
Ωστόσο, είναι σημαντικό να γίνει κατανοητό ότι οι περισσότερες επαγγελματικές συναντήσεις διευρύνουν το χάσμα παραγωγικότητας όσον αφορά τους εσωστρεφείς εργαζόμενους. Και αυτό γιατί αυτού του είδους η κατηγορία ανθρώπων έχει κάποια βασικά χαρακτηριστικά, τη σκέψη και την ενέργεια.
Σχετικά με τη σκέψη, οι εσωστρεφείς, τις περισσότερες φορές, επεξεργάζονται τις πληροφορίες εσωτερικά, ενώ οι εξωστρεφείς μιλάνε για να σκεφτούν, άρα το εξωτερικεύουν. Αυτό ίσως να οδηγήσει το εσωστρεφές άτομο να καθυστερήσει να ανταποκριθεί, κάτι που καλύπτεται από τους εξωτερικούς συναδέλφους του, οι οποίοι κυριαρχούν στη συζήτηση των επαγγελματικών συζητήσεων, τις περισσότερες φορές. Είναι εκείνοι που γεμίζουν το «κενό» στα επαγγελματικά meeting.
Δεύτερο χαρακτηριστικό είναι η ενέργεια. Οι εξωστρεφείς κερδίζουν και διπλασιάζουν την ενέργειά τους, όταν οι ίδιοι βρίσκονται σε ένα περιβάλλον με πολλά άτομα, σε σχέση με τους εσωστρεφείς που η ενέργειά τους μειώνεται ίσως και να χαθεί από το «προσκήνιο». Έτσι, χάνουν την παραγωγικότητά τους με την ψυχολογία τους να μειώνεται και να πέφτει σε πολύ χαμηλό βαθμό. Είναι σημαντικό να γίνει κατανοητό ότι, οι εσωστρεφείς άνθρωποι σκέφτονται διαφορετικά και γενικά, μπορεί να έχουν μια πιο λεπτομερή γνώση για θέματα της επιχείρησης και των προβλημάτων.
Οι εσωστρεφείς δεν πρέπει να θεωρηθούν μη παραγωγικά μέλη ή απρόθυμα να δουλέψουν. Απλά τείνουν να εστιάζουν σε λεπτομέρειες, είναι σχολαστικοί με την ολοκλήρωση των καθηκόντων τους και θέλουν λίγο παραπάνω χρόνο να επεξεργαστούν κάποιες πληροφορίες.
Το «μυστικό» για να υπάρξει η απαιτούμενη παραγωγικότητα βρίσκεται στη διοίκηση και στον συντονισμό.
Τι μπορεί να γίνει στις επαγγελματικές συσκέψεις τόσο για την παραγωγικότητα όσο και για την βελτίωση της Ψυχολογίας των εσωστρεφών συμμετεχόντων-εργαζομένων-;
- Περιθώριο χρόνου και χώρου. Η προγραμματισμένη συνάντηση και τα θέματα που επρόκειτο να συζητηθούν στο meeting, θα βοηθήσουν τους εσωστρεφείς εργαζόμενους να επεξεργαστούν στο δικό τους χρόνο ό,τι αυτοί θεωρούν χρήσιμο και χρονοβόρο, ώστε να είναι ήδη προετοιμασμένοι.
- Παύσεις. Η παύση χρειάζεται σε μια συζήτηση και αυτό γιατί από τη μία δίνεται χρόνος για τυχόν ερωτήσεις/απορίες και από την άλλη θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη και τα εσωστρεφή άτομα.
- Καταγραφή. Το να υπάρχει συνεχόμενος «καταιγισμός πληροφοριών» δεν βοηθάει συνέχεια. Καλό είναι να υπάρξει και ένα διάστημα για να γράψουν στο χαρτί ό,τι θέλουν να ρωτήσουν ή να συγκρατήσουν, δίνοντας έτσι χρόνο και στους εσωστρεφείς να συνεισφέρουν στη συζήτηση.
- Συγκράτηση. Σχεδόν σε όλα τα επαγγελματικά meeting υπάρχουν άνθρωποι με πιο δυνατές φωνές, οι οποίες κυριαρχούν. Καλό θα είναι να υπάρχει μια συγκράτηση σε αυτά τα άτομα, ώστε και οι όχι τόσο έντονες προσωπικότητες, να μπορούν να μιλήσουν.
Επομένως, είναι αρκετά σημαντικό να υπάρχει συνολική συμμετοχή των μελών μιας ομάδας σε ένα επαγγελματικό meeting και να δίνεται χώρος και χρόνος για όλους τους συμμετέχοντες.
